確認日：2026年5月13日
出典：Googleトレンド急上昇（2026年5月13日取得）/ 一般公開情報を元に編集
本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定の商品・サービス・行動を推奨するものではありません。
「同じような問い合わせに毎日同じ回答を送っている」——中小企業の事務・営業担当者から、この悩みをよく聞きます。問い合わせ対応は重要ですが、単純な繰り返し作業が多く、1件ごとに30分以上かかることも珍しくありません。
大企業であればCRMシステムや専任のサポートチームを置けますが、中小企業では同じ人が営業・事務・問い合わせ対応を兼任しているケースが多い。そこに使えるのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、問い合わせメールを貼り付けるだけで「回答の下書き」を数秒で生成できます。送信前に内容を確認・修正するのはもちろん人間が行いますが、ゼロから文章を書く手間がなくなるだけで体感の負担は大きく変わります。
⏩ 急いでいる方はこちら
回答下書きを生成するプロンプト例
基本的な使い方は、受け取った問い合わせメールをそのままChatGPTに渡して「回答を書いてほしい」と依頼することです。
以下のお客様からの問い合わせに対して、丁寧なビジネスメールで回答の下書きを作成してください。
【会社情報】
・会社名：〇〇株式会社
・業種：製造業（部品販売）
・返信者：営業部 田中
【問い合わせ内容】
（受け取ったメールをここに貼り付ける）
【回答に使える情報】
・納期は通常注文から2〜3週間
・最低発注数は100個から
・見積もり依頼はこちらのフォームへ：（URL）このプロンプトに会社情報と回答に使える情報を毎回入力するのは手間ですが、一度「テンプレート」として保存しておけば、次回から問い合わせ内容を貼り替えるだけで使えます。
よく来る問い合わせ別のプロンプトバリエーション
問い合わせの種類によって、ChatGPTへの指示を少し変えると精度が上がります。
価格・見積もり問い合わせへの対応——「価格はお客様の状況によって変わるため、詳細は担当者から連絡する旨を含めて返信してください」という一言を加えると、価格を言質にとられる文章を避けた下書きが生成されます。
クレーム・苦情への対応——「謝罪を含めつつも事実確認が必要な旨を伝え、具体的な解決策を提示する構成で書いてください」と指示すると、感情的にならない落ち着いたトーンの下書きができます。
製品の使い方・技術的な質問——「以下のマニュアル抜粋を参考に回答してください」とマニュアルのテキストを貼り付けると、製品固有の情報を含んだ正確な回答下書きが作れます。
FAQページをChatGPTで作る
繰り返し来る問い合わせをFAQページにまとめておくと、そもそもの問い合わせ数を減らせます。「よく来る質問を書き出してChatGPTにFAQ形式に整形してもらう」というアプローチが手軽です。
以下はお客様からよく来る質問と、私たちが普段回答している内容です。
これをFAQページに掲載するための「Q&A形式」に整理してください。
読者はウェブサイトを見ている一般の方を想定しています。
【よくある質問と回答のメモ】
（質問と回答の箇条書きをここに貼り付ける）ChatGPTはこの指示に対して、質問を整理して読みやすいQ&A形式にまとめてくれます。自社のウェブサイト担当者に渡すためのドラフトとして十分使えるクオリティが出ます。
社内向けのテンプレートをChatGPTで作る
毎回同じような問い合わせに対して、スタッフが個別に回答文を作っていると品質にばらつきが出ます。ChatGPTを使って「標準回答テンプレート集」を作り、スタッフ全員が使えるようにする方法があります。
以下のカテゴリごとに、社内スタッフが使いやすい「返信テンプレート」を作成してください。
穴埋めが必要な部分は【 】で示してください。
カテゴリ：
1. 注文確認の返信
2. 納期確認への返信
3. 在庫切れ時の対応
4. 初めてのお客様への挨拶返信
【会社の特徴・トーン】
丁寧だが親しみやすい文体。BtoBメインで、取引先は製造業の担当者が多い。このテンプレート集をWordやNotionにまとめておくと、新しいスタッフでもすぐに一定品質の返信ができるようになります。
ChatGPTを使う際の注意点
ChatGPTに問い合わせ内容を貼り付ける際は、個人情報の取り扱いに注意が必要です。
お客様の氏名・メールアドレス・電話番号など個人を特定できる情報はChatGPTに入力しないでください。「〇〇様」の部分は「お客様」に置き換え、連絡先情報は削除してから貼り付けるのが適切な使い方です。
また、ChatGPTが生成した文章は必ず人間が確認してから送信してください。事実関係の誤りや不適切な表現が含まれる可能性があります。「下書き」として使い、送信前に必ず内容を確認する運用ルールを決めておくことが重要です。
| リスク | 対策 |
|---|---|
| 個人情報の漏洩 | 氏名・連絡先を削除してから入力する |
| 内容の誤りによるトラブル | 送信前に必ず担当者が内容を確認する |
| 一貫性のないトーン | 返信トーン・禁止ワードをプロンプトに明記する |
| 機密情報の流出 | 社外秘情報は入力しない |
失敗した後の立て直し方
ChatGPTが生成した下書きを確認せずに送ってしまい、誤った情報を伝えてしまった場合は、すぐに訂正メールを送ることが先決です。「先ほどお送りしたメールに誤りがありました」と明示して、正しい情報を再送します。
その後、プロンプトに「価格・納期などの数字は〇〇という情報を使ってください」と具体的な情報を組み込むことで、次回からの誤りを減らせます。
✅ 今すぐできること（1分）
今日受け取った問い合わせメールを1つ開いて、ChatGPTに「このメールへの返信下書きを書いてください」と貼り付けてみてください。生成された下書きをそのまま使う必要はありません。「どう変えればもっと自社らしくなるか」を見るだけでも、テンプレート作りのヒントになります。
よくある質問
Q. 無料のChatGPTでも使えますか？
A. 使えます。ChatGPT無料版（GPT-3.5）でも問い合わせ回答の下書き作成には十分です。より高精度な回答や長文処理が必要な場合はGPT-4を使えるChatGPT Plus（月額20ドル）が有効です。
Q. 問い合わせ対応の自動化ツールとの違いは何ですか？
A. チャットボットや自動返信システムは完全自動で送信まで行いますが、ChatGPTを使う方法は「下書きを人間が確認・送信する」半自動アプローチです。誤送信リスクが低く、初期コストもほぼかかりません。
Q. 社員に使わせる場合、教育コストはかかりますか？
A. プロンプトテンプレートを用意しておけば、「質問をここに貼り付けて送信するだけ」という操作になります。ITリテラシーが高くない方でも使いやすい環境を作れます。
Q. ChatGPTに入力した情報はAIの学習に使われますか？
A. ChatGPTの設定で「モデルの改善への使用」をオフにすることで、入力内容が学習データとして使われることを防げます。企業利用では設定を確認しておくことをおすすめします。
Q. 問い合わせ対応以外にChatGPTを使える業務はありますか？
A. 社内向け議事録の要約・提案書のたたき台作成・求人票の下書きなど、「定型的な文章を繰り返し作る業務」全般に応用できます。まず問い合わせ対応で慣れてから範囲を広げるとスムーズに導入できます。
執筆：S